Công dân có nhu cầu cần đăng ký cấp sao, trích lục tài liệu trong hồ sơ vụ án thì vào trang web capsaobanan.toaan.gov.vn chọn chức năng "ĐĂNG KÝ CẤP SAO - TRÍCH LỤC"

Sau khi vào trang web được cung cấp, công dân tiến hành nhập các thông tin yêu cầu. Chú ý nhập đầy đủ các mục có dấu * và ấn nút "Đăng ký". Hệ thống sẽ tự động gửi Email thông báo bạn đã đăng ký thành công, trạng thái đơn yêu cầu lúc này là "chưa duyệt". Đơn yêu cầu của bạn đang ở trạng thái chờ tại đơn vị giải quyết.

Công dân sau khi đăng ký trực tuyến có thể tra cứu để kiểm tra lại thông tin nhập và in đơn theo mẫu của Tòa án tại chức năng TRA CỨU TIẾN ĐỘ - IN ĐƠN YÊU CẦU. Trong chức năng TRA CỨU TIẾN ĐỘ - IN ĐƠN YÊU CẦU bạn có thể tìm kiếm theo Số chứng minh nhân dân hoặc địa chỉ thư điện tử mà trong bản đăng ký đã khai. Quá trình tìm kiếm trên là tìm kiếm chính xác, nên người dùng khi gõ số chứng minh thư hoặc địa chỉ thư phải gõ đầy đủ và chính xác.

Đơn yêu cầu được gửi đến Tòa án tiếp nhận. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra thông tin, nếu:
   + Đơn yêu cầu hợp lệ thì Cán bộ Tòa án sẽ thông báo lịch giải quyết thông qua email được gửi tự động từ hệ thống. Trạng thái đơn yêu cầu lúc này là "Đã duyệt".
   + Đơn không hợp lệ hoặc hợp lệ nhưng sau khi Cán bộ Tòa án thông báo lịch hẹn giải quyết nhưng Công dân không đến thì hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái đơn lúc này là "Từ chối", đồng thời hệ thống sẽ gửi email đến công dân thông báo đơn không được giải quyết. Công dân vào lại hệ thống để gửi lại đơn yêu cầu này.
  Lưu ý: 01 đơn yêu cầu không được gửi lại tối đa 03 lần.
   + Đơn hợp lệ nhưng sau khi Cán bộ Tòa án kiểm tra thấy các nội dung cần sao không thuộc thẩm quyền giải quyết thì cán bộ sẽ chuyển đơn yêu cầu của công dân đến đơn vị có thẩm quyền giải quyết, lúc này trạng thái đơn của công dân sẽ ở trạng thái "Chuyển Đơn" và hệ thống sẽ gửi email thông báo cho công dân biết, các trạng thái đơn công dân có thể xem ở chức năng "TRA CỨU TIẾN ĐỘ - IN ĐƠN YÊU CẦU" sẽ hiển thị chi tiết đơn vị giải quyết và trạng thái giải quyết.

Trong khoảng thời gian 03 ngày (không kể ngày nghỉ) tính từ ngày sau khi công dân gửi đơn yêu cầu. Cán bộ Tòa án sẽ thông báo đơn có hợp lệ hay không thông qua hộp thư điện tử của công dân (Email). Nếu đơn hợp lệ thì công dân sẽ theo lịch hẹn trên Email để đến Tòa án làm thủ tục giải quyết.

Khi đến Tòa án làm thủ tục liên quan đến sao, trích lục và mượn hồ sơ án, công dân phải mang đầy đủ giấy tờ cần thiết như: Chứng minh thư nhân dân (còn hiệu lực); Đơn in trực tiếp từ hệ thống đăng ký trực tuyến có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú và các giấy tờ khác nếu có. Khi đầy đủ thục tục theo quy định, cán bộ Tòa án sẽ cung cấp đầy đủ tài liệu theo yêu cầu của công dân và hai bên ký Biên bản bàn giao tài liệu.